萝莉社

Notificaci贸n de los derechos FERPA

Pol铆tica de la divulgaci贸n de la informaci贸n del estudiante

En cumplimiento con la 鈥淟ey de derechos acad茅micos y privacidad familiar de 1974鈥� (FERPA), en su forma enmendada, lo siguiente constituye la pol铆tica de la instituci贸n de proporcionar acceso adecuado a los expedientes acad茅micos, protegiendo al mismo tiempo su confidencialidad.

萝莉社otorga todos los derechos permitidos bajo la ley a los estudiantes. Esos derechos son: 1) el derecho a inspeccionar y revisar los expedientes acad茅micos del estudiante; 2) el derecho a solicitar la modificaci贸n de los expedientes acad茅micos del estudiante para garantizar que no sean inexactos, enga帽osos o que infrinjan la privacidad del estudiante u otros derechos; 3) el derecho a dar su consentimiento a las divulgaciones de informaci贸n de identificaci贸n personal contenida en los expedientes acad茅micos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgaci贸n sin consentimiento; y 4) el derecho a presentar ante el Departamento de Educaci贸n de los Estados Unidos un reclamo por supuestas fallas en el cumplimiento por parte de la Universidad de 萝莉社 de los requisitos de FERPA. 

Se notificar谩 a los estudiantes de sus derechos FERPA mediante la publicaci贸n en los cat谩logos de pregrado y posgrado en l铆nea, y a trav茅s de un correo electr贸nico enviado a todos los estudiantes matriculados cada oto帽o. Para m谩s detalles y definiciones institucionales relacionadas con FERPA, consulte el .

Procedimiento para inspeccionar los expedientes acad茅micos

Todos los estudiantes tienen expedientes en una o m谩s de las siguientes oficinas, gestionados por el oficial administrativo a cargo: oficinas de Admissions, el Registrar, Financial Aid, Financial Operations, Information Technology Services, Office of the Vice President for Student Affairs, Student Health Services, Career Development, Planning, Counseling and Testing, la biblioteca, las oficinas de los decanos universitarios y de los asesores acad茅micos y de otro personal administrativo y acad茅mico, limit谩ndose a lo que cada uno debe saber sobre los estudiantes. Algunos departamentos acad茅micos almacenan expedientes afuera de la escuela o universidad. Se puede obtener una lista de estos departamentos, su ubicaci贸n y la persona encargada del expediente, en la oficina del decano de la escuela o facultad en la que se encuentra el departamento.

Los estudiantes pueden inspeccionar y revisar sus expedientes de educaci贸n al solicitarlos al encargado de expedientes de la unidad correspondiente. Los estudiantes deben presentar una solicitud por escrito y firmada que identifique con la mayor precisi贸n posible el expediente o expedientes que desean inspeccionar.

El encargado de expedientes o una persona apropiada del personal de la universidad gestionar谩 el acceso a los expedientes tan pronto como sea posible y notificar谩 al estudiante de la hora y el lugar donde se pueden inspeccionar los expedientes. El acceso debe darse dentro de un plazo razonable, que no exceda los 45 d铆as despu茅s de haberse recibido la solicitud.

Cuando un expediente contiene informaci贸n de m谩s de un estudiante, puede inspeccionar y revisar s贸lo las partes del expediente relacionadas con 茅l/ella.

El estudiante puede solicitar y recibir la interpretaci贸n de su expediente de la persona (o su designado) encargada de mantener el expediente.

El estudiante puede obtener copias de sus expedientes acad茅micos previa solicitud por escrito, por lo que la universidad puede cobrar el costo actual por copia, que no debe exceder los 25 centavos por p谩gina. Esto no le da derecho a un estudiante a un expediente acad茅mico oficial, por el cual existe un cargo m谩s alto y que le ser谩 retenido si la persona debe dinero o propiedad a la universidad, con excepciones limitadas de acuerdo con las leyes estatales y federales.

Derecho de la universidad a denegar el acceso

萝莉社se reserva el derecho de negarse a permitir que un estudiante inspeccione los siguientes expedientes:

1. El estado financiero de los padres del estudiante.
2. Cartas y declaraciones de recomendaci贸n para las cuales el estudiante ha renunciado a su derecho de acceso, o que fueron archivadas antes del 01 de enero de 1975.
3. Expedientes relacionados con una solicitud para asistir a la 萝莉社 University si dicha solicitud fue denegada.
4. Aquellos expedientes que est谩n excluidos de la definici贸n FERPA de los expedientes acad茅micos.

Divulgaci贸n de expedientes acad茅micos

萝莉社divulgar谩 la informaci贸n de los expedientes acad茅micos de un estudiante s贸lo con el consentimiento escrito o electr贸nico del estudiante, excepto:

1. A los funcionarios acad茅micos que tienen un inter茅s acad茅mico leg铆timo en los expedientes. Estos miembros incluyen: el personal en la oficina de Admissions, el Registrar, Financial Operations, el Computing Center, Financial Aid, Career Services, Cooperative Education, Planning, Testing, la biblioteca, los decanos de las facultades y otro personal administrativo y acad茅mico limit谩ndose a lo que cada uno debe saber sobre los estudiantes. 鈥淚ntereses acad茅micos leg铆timos鈥� significa (a) la informaci贸n o los expedientes solicitados son relevantes y necesarios para el cumplimiento de alguna tarea o decisi贸n; y (b) la tarea o decisi贸n cumple con una responsabilidad laboral del peticionario o es un tema asignado adecuadamente seg煤n la responsabilidad laboral del peticionario.
2. A ciertos funcionarios del Departamento de Educaci贸n de los Estados Unidos, al Contralor General y a las autoridades acad茅micas estatales y locales, en relaci贸n con ciertos programas acad茅micos apoyados por el gobierno federal.
3. En relaci贸n con la solicitud o recepci贸n de ayuda financiera de un estudiante seg煤n sea necesario para determinar la elegibilidad, la cantidad o las condiciones de la ayuda financiera, o para hacer cumplir los t茅rminos y condiciones de la ayuda.
4. Si lo requiere una ley estatal que exige la divulgaci贸n, cuando dicha ley fue adoptada antes del 19 de noviembre de 1974.
5. A organizaciones que realizan ciertos estudios para o en nombre de la Universidad.
6. A organizaciones de acreditaci贸n, para que desarrollen sus funciones.
7. A los padres de un estudiante elegible que reclaman al estudiante como dependiente para fines de impuestos sobre la renta. Se permitir谩 el acceso de los padres a las calificaciones si los padres (a) completan un formulario de solicitud disponible en la Oficina del Registrar; (b) adjuntan una copia de la primera p谩gina de su declaraci贸n de impuestos federales del 煤ltimo a帽o tributario. Los mismos documentos deben ser presentados cada vez que se desea un informe de calificaciones.
8. Para cumplir con una orden judicial o una citaci贸n emitida legalmente.
9. A las partes adecuadas en una emergencia de salud o de seguridad.
10. A los funcionarios de otra instituci贸n acad茅mica en la que un estudiante busca o tiene la intenci贸n de inscribirse o donde est谩 matriculado.
11. A una presunta v铆ctima de cualquier delito de violencia, de los resultados de cualquier procedimiento disciplinario institucional contra el presunto autor de tal delito con respecto a dicho delito.
12. El Departamento de Servicios de Salud Estudiantil de la Universidad (Student Health Services) est谩 obligado a informar al Departamento de Salud de Kansas los nombres de los estudiantes que tienen ciertas enfermedades transmisibles como hepatitis, tuberculosis y enfermedades ven茅reas. El servicio de salud tambi茅n est谩 obligado a informar a las autoridades locales del orden p煤blico el nombre de cualquier estudiante que sea herido con un arma mortal.
13. El n煤mero de Seguro Social y datos de la condici贸n acad茅mica del estudiante se pueden proporcionar a otras agencias del Estado de Kansas para su uso en la detecci贸n de reclamos fraudulentos o ilegales contra los fondos del estado.
14. A su discreci贸n, la Universidad puede proporcionar Informaci贸n del Directorio a cualquier persona de acuerdo con las disposiciones de la Ley.

Registro de solicitudes de divulgaci贸n

萝莉社mantendr谩 un registro de todas las solicitudes y/o divulgaci贸n de informaci贸n de los expedientes acad茅micos de un estudiante. En el registro se indicar谩 el nombre de la parte que hace la solicitud, cualquier otra parte a la que pueda ser revelada de nuevo y el inter茅s leg铆timo que la parte ten铆a en solicitar u obtener la informaci贸n. Este registro est谩 abierto s贸lo para el estudiante y la persona a cargo del registro.

Informaci贸n y privacidad del directorio de 萝莉社

La 鈥淚nformaci贸n del Directorio鈥� en 萝莉社 incluye la siguiente informaci贸n del estudiante: su nombre y apellido, direcci贸n, listado telef贸nico, direcci贸n de correo electr贸nico, fotograf铆a, edad en a帽os, lugar de nacimiento, campo principal de estudio, fechas de asistencia, a帽o acad茅mico, estado de inscripci贸n, participaci贸n en actividades y deportes oficialmente reconocidos, peso y estatura de los miembros de los equipos atl茅ticos, t铆tulos, honores y premios recibidos y la agencia o instituci贸n acad茅mica m谩s reciente a la que asisti贸.

El/los nombre(s) y la(s) direcci贸n(es) de los padres o tutor(es) pueden ser divulgados cuando se utilizan para un comunicado de prensa oficial relacionado con alg煤n t铆tulo o premio otorgado al alumno o su participaci贸n en actividades o deportes oficialmente reconocidos. El nombre, el domicilio, el n煤mero de tel茅fono y la direcci贸n de correo electr贸nico de los padres se designan como informaci贸n del directorio con el prop贸sito limitado de divulgarlos a la 萝莉社Foundation Inc. para apoyar los programas y actividades de la instituci贸n y esta fundaci贸n de 萝莉社.  

Los estudiantes inscritos actualmente pueden retener la divulgaci贸n de 鈥渓a informaci贸n del directorio鈥� (sobre la base de divulgar todo o nada) a organizaciones o personas no institucionales. Los estudiantes tienen la opci贸n de proteger su privacidad y evitar que dicha informaci贸n se divulgue, completando una solicitud por escrito.

El formulario para evitar la divulgaci贸n de la informaci贸n del directorio est谩 disponible en el Office of the Registrar, 102 Jardine Hall o se puede obtener llamando al (316) 978-3090 para que se lo env铆en por correo o fax. Despu茅s de llenar el formulario se devuelve a la oficina del Registrar con una copia legible de una de las identificaciones con foto emitidas por el gobierno del estudiante, tal como la licencia de conducir. El formulario se procesa el d铆a h谩bil despu茅s de su recepci贸n. La retenci贸n de la informaci贸n del directorio se aplica a TODOS los elementos mencionados arriba y excluye al estudiante del directorio en l铆nea, que est谩 disponible en el sitio web de 萝莉社 para cualquier persona con una identificaci贸n de my萝莉社. Tambi茅n tiene otras ramificaciones. Los estudiantes deben considerar detenidamente las consecuencias de cualquier decisi贸n de retener informaci贸n del directorio a personas externas. Hacerlo podr铆a perjudicar al estudiante si un prestamista, compa帽铆a de seguros, empleador, etc., desea verificar r谩pidamente la inscripci贸n o graduaci贸n de un estudiante. Tambi茅n excluye a un estudiante del Cuadro de Honor del Decano (Dean鈥檚 Honor Roll) o de las listas de graduaci贸n que se env铆an a los medios de comunicaci贸n.

La instituci贸n cumplir谩 con la solicitud de un estudiante de retener la informaci贸n del directorio, pero no puede asumir la responsabilidad de comunicarse con los estudiantes para obtener su permiso posterior para divulgarla. Independientemente del efecto en un estudiante, la instituci贸n no asume ninguna responsabilidad por el cumplimiento de las instrucciones para retener informaci贸n.

La misma solicitud y proceso tambi茅n se utiliza para eliminar una instrucci贸n de 鈥渘o divulgar鈥�. Las solicitudes de no divulgaci贸n se pueden presentar en cualquier momento. Las solicitudes se respetar谩n hasta que sean retiradas.

Correcci贸n de expedientes acad茅micos

Los estudiantes tienen el derecho de solicitar que se corrijan los expedientes que creen que son enga帽osos, inexactos o que infringen sus derechos de la privacidad bajo FERPA. Un estudiante que considera que el expediente es inexacto, puede solicitar y recibir una audiencia informal y/o formal del caso para que el expediente sea corregido si se estima defectuoso o que infringe los derechos del estudiante. No se otorgar谩 ninguna audiencia bajo esta pol铆tica para impugnar la base subyacente para una nota o calificaci贸n, pero la exactitud de la publicaci贸n s铆 se puede impugnar.

Se aplicar谩 el siguiente procedimiento para impugnar el contenido de un expediente acad茅mico: 

1. El estudiante tiene derecho, previa solicitud razonable, a una breve explicaci贸n e interpretaci贸n del expediente en cuesti贸n por parte del encargado de la unidad correspondiente. El encargado de la unidad del expediente acad茅mico en cuesti贸n, despu茅s de revisar el expediente con el estudiante, puede resolver la disputa informalmente con el estudiante con respecto a la eliminaci贸n o modificaci贸n del expediente acad茅mico. El encargado de la unidad debe tomar su decisi贸n dentro de un periodo de tiempo razonable y notificar谩 al estudiante de la decisi贸n. En el caso de que el encargado de la unidad desapruebe la solicitud del estudiante de eliminar o modificar el expediente en cuesti贸n, debe notificar al estudiante, por escrito, de la decisi贸n y del derecho del estudiante de pedir una audiencia formal.
2. El estudiante puede solicitar una audiencia formal, presentando al registrador (registrar) una declaraci贸n escrita que designe la ubicaci贸n del expediente en cuesti贸n y una breve explicaci贸n de la raz贸n por la que cree que el expediente es enga帽oso, inexacto o que infringe los derechos de privacidad bajo FERPA. La audiencia estar谩 a cargo de un miembro del personal de la universidad (funcionario de audiencias) que no tenga un inter茅s directo en el resultado de la impugnaci贸n y que ser谩 designado por el registrador.

La audiencia se celebrar谩 dentro de un plazo razonable; el aviso de la fecha, el lugar y la hora deben darse con razonable antelaci贸n. El estudiante tendr谩 una oportunidad plena y justa de presentar pruebas relevantes y le podr谩 aconsejar o representar cualquier persona de su propia elecci贸n (incluyendo un abogado a su propio costo). Cuando sea apropiado, las oficinas de la Universidad afectadas ser谩n notificadas de la audiencia y se les dar谩 la oportunidad de responder a las afirmaciones del estudiante. Una decisi贸n escrita basada en las pruebas presentadas o reunidas se preparar谩 dentro de un plazo razonable e incluir谩 un resumen de las pruebas y las razones que fundamentan la decisi贸n. La decisi贸n del funcionario de audiencias ser谩 definitiva y el expediente se modificar谩 o conservar谩 seg煤n lo recomendado. 

Si la instituci贸n decide que la informaci贸n es exacta, informar谩 al estudiante de su derecho a colocar en el expediente acad茅mico una declaraci贸n comentando la informaci贸n y/o se帽alando cualquier raz贸n para no estar de acuerdo con la decisi贸n. Cualquier declaraci贸n de este tipo se mantendr谩 mientras se mantenga el expediente acad茅mico del estudiante o la parte en disputa; si el expediente acad茅mico del estudiante o la parte en disputa se divulga a cualquier tercero, la declaraci贸n del estudiante tambi茅n se divulgar谩.

Procedimiento de reclamos

Si un estudiante estima que la Universidad no cumple con FERPA, debe consultar primero con la oficina involucrada y/o la Oficina del Registrar. Despu茅s de consultar, si el/la estudiante a煤n desea presentar un reclamo ante el gobierno federal con respecto al incumplimiento de la Universidad con FERPA, debe presentar el reclamo por escrito dentro de 180 d铆as despu茅s del supuesto incumplimiento, a Student Privacy Policy Office, U.S Department of Education, 400 Maryland Ave SW, Washington, D.C. 20202-8520.